PERSONAL KANTOR

Personal atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang-orang yang bekerja pada suatu.

 kantor tertentu.

1.  Pegawai negeri adalah pegawai yang bekerja di instansi--instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.
2. Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja di luar instansi pemerintah, yaitu di perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan atau kantor yangbersangkutan
3. Pegawai tetap adalah pegwai yang sudah memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik di instansi pemerintah maupun swasta
4. Pegawai honorer adalah pengwai yang belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap. Baik bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta.

Pengertian Personal Kantor

1. Personal kantor sebagai tenaga substansi dalam instansiAdalah keseluruhan orang-orang yang bekerja dalam suatu orgnisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang ada dalam instansi yang bersangkutan.
   Misal: General Manager, Staf Manager, Supervisor, Kepala Bagian dll
   Ada dua macam jabatan , yaitu :

1.      Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi.

Misal : Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal. Kepala Biro dll

2.      Jabatan Fungsional yaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi, tetapi jabatan itu harus ada karena fungsinya memungkinkan kelancaran tugas organisasi itu.

Misal : Peneliti, Dokter, Dosen, Guru dll

          Berikut ini merupakan jabatan struktural dan fungsional dalam lingkungan pendidikan :

1.      Jabatan struktural di Perguruan Tinggi:

·           Guru Besar

·           Lektor Kepala

·           Lektor

·           Lektor Madya

·           Lektor Muda

·           Asisten Ahli

·           Asisten Muda

2.       Jabatan struktural di SD, SLTP, SMU dan SMK teridiri atas :

·           Pengawas

·           Kepala SMU / SMK

·           Kepala SLTP

·           Penilik SD

·           Kepala SD

3.      Jabatan fungsional guru :

·           Guru Utama                                *   Guru Madya Tingkat I

·           Guru Utama Madya                    *   Guru Madya

·           Guru Utama Muda                     *   Guru Muda Tingkat I

·           Guru Pembina Tingkat I             *   Guru Muda

·           Guru Pembina                             *   Guru Pratama Tingkat I

·           Guru Dewasa Tingkat I              *   Guru Pratama

·           Guru Dewasa

b.             Personal Kantor sebagai tenaga administrasi

Adalah  pada keseluruhan orang-orang yang bekerja pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksana kegiatan administrasi,

Misal : tulis menulis, pengetikan, penggandaan dll

Macam-macam personal kantor

a.              Administrator (kepala administrasi) yaitu orang-orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikani garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan

b.             Manager (pimpinan pelaksana kerja) yaitu orang-orang yang memipin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan

c.              Staff (pembantu ahli) yaitu mereka yang karena keahlian dan kecakapannya serta kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manager dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan

d.             Worker (pegawai atau pekerja) yaitu mereka yang secara langsung digerakkan oleg manager untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan, sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan

Berdasarkan fungsinya personal kantor terdiri atas :

a.              Personal kantor sebagai tenaga managerial, yaitu pegawai kantor yng mempunyai jabatan dan tugas sebagai pimpinan (manager) baik sabagai top manager, midle manager ataupun lower manager. Misal : Direktur Utama, Direktur dll

b.             Personal kantor sebagai tenag operasional yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagi pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor. Misal : Lower manager, Supervisor, Worker

Selain personal kantor di atas, ada yang menggolongkan sebagai berikut :

a.              Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku di dalam operasi ketata usahaan. Dengan  lain sebagai tenaga ketatausahaan

b.             Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal kantor yang pekerjaannya di luar kegiatan administrasi. Misal teknisi msin, perawat gedung, penjaga keamanan dll

Syarat Personal Kantor

a.              Syarat Pengetahuan

Adalah pengetahuan yang berdasarkn pada profesi tertentu. Syarat ini dimaksudkan agr pegawai yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya

b.             Syrat Keterampilan

Adalah keterampilan dalam melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan bidang masing-masing. Syarat keterampila ini menuntut untuk dapat melakukan sesuatan cermat dan berhasil

c.              Syarat Kepribadian

Adalah keselurhan sifat yang merupakan watak seseorang.

          Syarat kepribadian yang diperlukan oleh pegawai kantor adalah :

1.      Loyalitas

2.      Ketekunan dan kerajinan

3.      Kesabaran

4.      Kerapihan

5.      Dapat menyimpan rahasia

Tugas, wewenang dan tanggung jawab personal kantor

a.              Top manager (manajer umum, administrator, kepala kantor)

·           Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan yang akan dicapai, memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor

·           Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai

·           Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggung jawab dan kekuasaan kepada bawahan

·           Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat

·           Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat

·           Menguasai dan menghayati tugas pokok dari pada badan usaha (organisasi)

b.             Midle manager (manager, kepala direktorat, kabag dsb)

·           Menterjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja, serta mengamati apakah rencana tersebut telah dilaksanakan

·           Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling bawah

·           Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas

·           Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan

·           Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai

c.              Lower manager (kasubag, kasi, supervisor, mandor)

·           Memimpin pelaksanaan kerja

·           Bertanggung jawab langsung terhadap hasil dan mutu pekerjaan

·           Menjaga akan kualitas dari produk pekerjaan yang dihsilkannya

Pengadaan Personal Kantor

Pengadaan personal pada hakekatnya merupakan suatu mekanisme dan proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Proses ini meliputi perencanaan, pengumuman, pelamaran,  

Sumber-sumber dalam pengadaan personal kantor

a.              Sumber Internal

Adalah penarikan tenaga kerja yang akan mengisi lowongan atau memangku jabatan kosong tersebut diambil dari dalam perusahaan. 

Keuntungan penarikan pegawai dari intern adalah :

·           Mempertinggi semangat kerja pegawai terutama bagi mereka yang mengharapkan promosi

·           Loyalitas yang tinggi dari pegawai terhadap perusahaan

·           Praktis dan ekonomis

·           Terjadinya persaingan yang sehat, apabila dilaksanakan secara adil dan objektif

·           Seleksi mudah dilaksanakan

Kelemahan penarikan pegawai dari intern : 

·           Bilamana promosi itu obyektif akan timbul rasa tidak puas dari para pegawai 

·           Adanya promosi yang dipaksakan

·            

·           Dapat menghambat ide (jarang timbul ide-ide baru karena terpaku kepada kebiasaan yang sudah-sudah)

b.             Sumber Eksternal

·           Penarikan melalui teman-teman pegawai

·           Penarikan melalui badan-badan penempatan tenaga kerja

·           Penarikan melalui lembaga pendidikan

·           Penarikan melalui iklan

·           Penarikan melalui sumber lain, misal : lingkungan pertanian, imigran dan imigrasi

Keuntungan penarikan dari luar perusahaan :

·           Timbulnya ide-ide baru

·           Tersedianya banyak jumlah pelamar

·           Didapatkan pegawai yang berbobot dan memenuhi pesayratan

·           Memberikan kesempatan kepada masyarakat umum

          Kelemahan penarikan pegawai dari luar perusahaan :

·           Kurang praktis dan ekonomis

·           Tidak setiap kebutuhan tersedia

·           Adanya kebiasaan yang kurang sesuai dengan perusahaan

·           Loyalitas yang kurang

·           Kemungkinan mereka belum berpengalaman

Analisis Jabatan, Deskripsi dan Uraian Jabatan personal kantor

a.              Analisis Jabatan

Adalah suatu proses atau usaha penyelidikan secara mendalam mengenai tugas, kewajban dan tanggung jwab dari suatu jabatan atau pekrerjaan

Analisia jabatan dapat dibedakan ke dalam 4 jenis  yaitu:

·           Job analys for personal spesification, yaitu analisis jabatan untuk menentukan syarat pegawai

·           Job analys for training purpose, yaitu analisa jabatan untuk tujuan latihan

·           Job analys for setting rates, yaitu analisis jabatan untuk menentukan nilai

·           Job analys for method improvements, yaitu analisis jabatan untuk menentukan metode

          Manfaat dari analisa jabatan :

·           Menentukan dalam reqruitment (penarikan) seleksi dan penempatan para pegawai

·           Membantu dalam penetapan dasar penggajian

·           Membantu pegawai untuk mengenal tugasnya

·           Membantu dalam pengawasan dan evaluasi pegawai

·           Membantu dalam mengadakan program latihan

·           Menghasilkan uraian jabatan

·           Membantu dalam pemindahan dan promosi

·           Membantu dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan

b.             Uraian Jabatan atau Pekerjaan (job description)

Job description berfungsi untuk menguraikan fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan segi-segi yang berkitan dengan pekerjan yang melekat pada suatu jabatan tertentu.

c.              Perincian Pekerjaan (Job spesification)

Secara umum perincian pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan, antara lain :

·           Tingkat pendidikan

·           Keadaan fisik

·           Mental dan karakter

·           Pengetahuan dan kecakapan

·           Status (nikah atau belum nikah)

·           Jenis kelamin

·           Batas umur

·           Tugas-tugas

Pengembangan Personal Kantor

a.              Pengertian, tujuan dan macam pengembangan personel

Pengembangan personal kantor atau sering disebut dengan istilah pengembangan pegawai adalah suatu usaha yng ditujukan untuk memajukan atau mningkatkan pegawai, baik dari segi karier, pengetahuan maupun segi kemampuan guna pertumbuhan yang terus menerus di dalam orgnisasi.

amenyelesaikan suatu pekerjaan yang dibebankan kepadanya serta dapat memelihara dan meningkatkan kecakapan dan kemampuannya itu secara teratur dan pasti.

Tujuan pengembangan personal kantor :

·           Meningkatkan produktivitas personal dan organisasi

·           Meningkatkan kualitas produk organisasi

·           Mempertahankan dan meningkatkan semangat personal serta menciptakan iklim kerja yang menyenangkan

·           Memelihara kesehatan mental dan fisik personal

·           Meningkatkan konfensasi secara tidak langsung

·           Menumbuhkan kemampuan personal secra individual dan sekaligus mencegah merosotnya kemampuan personal

b.             Pendidikan dan latihan pegawai

Perbedaan pendidikan dan latihan

·           Pendidikan lebih bersifat teoritis sedangkan latihan bersifat praktis

·           Pendidikan waktunya lama, sedangkan latihan dalam waktu singkat

·           Materi pendidikan bersifat umum atau general, sedangkan materi latihan bersifat khusus atau spesifik

·           Biasanya  pendidikan diberikan untuk para pimpinan, sedangkan latihn untuk tenaga pelaksana

          Khusus untuk Pegawai Negeri pendidikan adalah untuk meningkatkan kepribadian, pengetahuan dan kemampuannya sesuai dengan tuntutan persyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagai Pegawai Negeri. Sedangkan Latihan Pegawai Negeri adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan tuntutan persyaratan pekerjaannya sebagai Pegawai Negeri, dimana yang bersangkutan ditempatkan

          Tujuan pendidikan dan latihan :

·           Pengikut latihan dapat melakukan pekerjaannya lebih efisien

·           Efektif dalam pengawasan

·           Pengikut latihan dapat berkembang dengan cepat

·           Terciptanya stabilisasi pegawai ata mengurangi labour turn over

          Manfaat pendidikan dan latihan :

·           Menjamin tersedianya tenaga kerja yang mempunyai keahlian

·           Pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan mudah dan dapat menggunakan fikiran secara kritis

·           Pegawai lebih cepat berkembang dan lebih efisien dalam bekerja

·           Menciptakan, mengembangkan dan memperbaiki cara-cara bekerja yang lebih baik dan efisien

·           Membantu stabilitas pegawai

·           Mendorong pegawai untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama

·           Efisien dalam biaya biaya

Mutasi, promosi dan demosi personal kantor

a.              Mutasi personal kantor

Mutasi adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain, baik pemindahan itu sifatnya setaraf dengan jabatan sebelumnya, naik ke jabatan yang lebih tinggi, maupun turun ke jabatan yang lebih rendah

Tujuan mutasi pegawai

·           Meningkatkan produktivitas kerja pegawai

·           Membina karier pegawai berdasarkan prestasi kerjanya

·           Menghilangkan rasa bosan atau jenuh pada diri pegawai

·           Menambah atau melengkapi tenaga ahli pada suatu bagian

·           Mengisi kekosongan jabatan, agar stabilitas organisasi tetap terjaga dengan baik

b.             Promosi personal kantor

Promosi adalah penaikan jabatan, yakni mmenerima kekuasaan dan tangung jawab lebih besar dari kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya

Sebab-sebab promosi :

·           Untuk mempertinggi semangat kerja

·           Untuk menjamin stabilitas kepegawaian

·           Untuk dapat mmajukan pegawai

          Langkah-langkah dalam promosi

·           Adanya pekerjaan atau jabatan yang kosong

·           Menentukan calon atau pegawai yang memenuhi syarat, seperti :

-            Pangkat atau golongan

-            Pendidikan formal atau ijazah terakhir

-            Pengalaman atau masa kerja

-            Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

-            Daftar urut kepangkatan

c.              Demosi personal kantor

Demosi adalah pemindahn pegawai dari suatu jabatan ke jabatan atau kedudukan dan tanggung jawab yang lebih rendah.

 Pada dasarnya penurunan terjadi karena beberapa sebab, antara lain:

·           Pegawai melakukan tindakan yang dapat merugikan peruahan, sehingga perlu diberikan hukuman

·           Pegawai menolak atau mau kembali kepada semula

·           Keadaan perusahaan mengalami krisis, sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau penciutan

·           Keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply melebihi demand